9 نکته برای اینکه در آغاز شغل نو پیروز باشید - وبلاگ تکنولوپ

به گزارش وبلاگ تکنولوپ، اولین روزهای کاری در محیط ها و سازمان های نو می تواند خیلی سخت و خاص باشد. به همین دلیل، بهتر است بعضی نکات را همواره قبل از اولین روزهای حضور در محل کار و آغاز شغل نو باید در نظر داشته باشید. در زمان آغاز شغل نو، خیلی از چیزها برای شما نو و عجیب خواهند بود. شاید شما هم احساس خوبی نداشته باشید که در اولین روزهای حضور مرتباً شرایط را از کسی سؤال کنید؛ اینکه باید با چه سبک لباسی در دفتر کار حاضر شوید، چه زمانی و چه مدت اجازه استراحت کردن دارید، زمان ناهار کی است و سؤال زیادی از همین قبیل.

برای روشن شدن موضوع و کاهش حدبیشتری مسائل این چنینی، بخش منابع انسانی سازمان ها می توانند نقش پررنگی را ایفا نمایند. آن ها باید تمام اطلاعات لازم برای کارمندان تازه را در اختیار آن ها قرار دهند و در روزهای ابتدایی از آن ها استقبال نمایند. ولی اگر شرکت بخش جداگانه ای برای منابع انسانی نداشته باشد چه؟ اگر مدیران بخش ها چنین نگرش و آینده نگری نداشته باشند چه؟ در این شرایط باید خودتان را برای حضور در محل کار و آغاز شغل تازه آماده کنید.

همان طور که می دانیم، اولین برخوردها با افراد اهمیت بسزایی دارند. اغلب افراد در همان اولین برخوردها نگرش خود در خصوص فرد مورد نظر را شکل می دهند. بنابراین، در همان هفته اول آغاز کار باید سعی کنید تا جای ممکن حرفه ای به نظر برسید. همه چیز در همان هفته اول باید برای شما پیروزیت آمیز باشد. با این حال، نگران نباشید، حتی اگر اشتباهی مرتکب شده باشید که در نگرش اطرافیان در خصوص شما تأثیرگذار باشد، همچنان فرصت کافی برای به چالش کشیدن آن موضوع و اصلاح امور را خواهید داشت. اگر طی موقعیت ها و شرایط مختلف خلاف آن باور را اثبات کنید، همکارتان طرز فرش را مورد شما را تغییر خواهد داد.

چرا اولین هفته کاری شما برای پیروزیت بلندمدت حیاتی است؟

برداشت اولیه تنها یک مرتبه اتفاق می افتد و می تواند تا آخر عمر باقی بماند. شاید فکر کنید این صحبت اغراق شده است و برداشت اولین آن چنان هم تأثیرگذار نیست. بیایید ببینیم تحقیقات علمی و دانشگاهی در خصوص اولین زورهای حضور و آغاز شغل تازه چه چیزی را نشان می دهند.

• بیشتر مدیران اجرایی چیزی در حدود حدبیشتر 3 ماه به استخدامی های تازه خودشان فرصت می دهند تا خودشان را ثابت نمایند. یک مطالعه در سال 2016 نشان داد که 63 درصد مدیران مالی به یک کارمند تازه کمتر از 3 ماه فرصت می دهند تا ارزش خود را نشان دهد. این در حالی است که حدود 9 درصد آن ها تنها یک ماه به کارمندان فرصت می دهند.
• 91 درصد کارکنان در همان ماه اول تصمیم می گیرند کارشان را ترک نمایند. این تنها یکی از یافته های مطالعات صورت گرفته در سال 2018 و روی 9000 فرد جویای کار در 11 کشور است. مدیریت ضعیف، ناهماهنگی بین تبلیغ شغل و وظایف واقعی، عدم تطابق با فرهنگ شرکت و تجربه ضعیف استخدامی همگی جزو دلایلی بودند که ممکن است فرد در همان ماه اول از انتخاب این شغل پشیمان شده و به فعالیت بلندمدت در این شغل و سازمان امیدوار نباشد.
• علم نشان می دهد که اولین برداشت ها به طور چشمگیر و آزاردهنده ای ثابت و پایدار هستند. براساس مطالعه ای که در سال 2019 در دانشگاه وسترن انتاریو صورت گرفته بود، حتی اگر در آینده رفتاری کاملاً متمایز و خاص داشته باشید که برداشت اولیه از شما در فکر افراد را به چالش می کشد، باز هم همان برداشت و قضاوت اولیه در فکر آن ها باقی می ماند و در نگرش آن ها نسبت به شما تأثیرگذار است.

تصور کنید یک همکار تازه به جمع شما اضافه می گردد و برداشت اولیه شما از او چندان مثبت نیست و باب میل نیست. چند هفته بعد، همان همکار را در یک مهمانی می بینید و تعامل بیشتری با او برقرار می کنید. این مرتبه جنبه های مثبت و دوست داشتنی بیشتری را در شخصیت او متوجه می گردد. در این شرایط، اگرچه می دانید برداشت اولیه شما از او اشتباه بوده است، و در طی مهمانی متوجه اشتباه خود شده بودید. ولی تحقیقات نشان می دهند که رفتار شما در محیط ها و شرایط مشابه آن مهمانی با این همکار مثبت خود بود، ولی در شرایط عمومی و کاری، نگرش شما نسبت به او همچنان از همان برداشت اشتباه اولیه متأثر خواهد بود. ولی این موضوع همواره هم پایدار نبوده و قابل تغییر است.

خبر خوب اینکه، حتی اگر در ابتدای مسیر اشتباه نموده و باعث شکل گیری برداشت و نگرش اولیه اشتباهی نسبت به خودتان شوید، باز هم فرصت خواهید داشت تا این نگرش را بارها به چالش بکشید و در نهایت و به مرور زمان آن را در فکر اطرافیان خود تغییر دهید. این کار اگرچه امکان پذیر است، ولی زمان و انرژی بیشتری می خواهد. برترین حالت این است که کوشش داشته باشید تا از همان ابتدا تصویری صحیح و مثبت از خودتان در فکر اطرافیان ایجاد کنید. حال، این کار را چطور باید انجام داد؟ چطور برای آغاز شغل تازه آماده باشیم؟ در ادامه چند توصیه کاربردی را با شما به اشتراک می گذاریم.

1. یک هفته قبل از آغاز شغل تازه: تحقیق کنید

متخصصین منابع انسانی توصیه می نمایند که یک هفته قبل از آغاز شغل تازه، در خصوص آن سازمان و شرکت تحقیق کنید. پست ها و ارسال های آن ها در شبکه های اجتماعی را دنبال کنید. در میان این نوشته ها شاید چیزهایی در خصوص فرهنگ سازمانی و رفتار مناسب در این مجموعه متوجه شدید.

بعضی از سازمان ها در یک چک فهرست برای اولین روز کاری در اختیار شما قرار می دهند تا آمادگی بیشتری برای حضور داشته باشید. اگر مدیر استخدام نماینده چنین چیزی را در اختیار شما قرار نداد، چند روز قبل از آغاز شغل تازه از او بپرسید که آیا موارد خاصی هستند که در اولین روز کاری باید آن ها را بدانید و خودتان را برای آن آماده کنید؟ بسته به نقش شما در این سازمان، انجام کارهای زیر هم می تواند برای شما مفید باشد:

• در خصوص رقبای این شرکت تحقیق کنید
• نرم افزار کامپیوتری که در این سازمان استفاده می نمایند را تمرین کنید
• نگاهی به پروفایل لینکدین کارکنان سازمان بیندازید.

2. یک هفته از آغاز شغل تازه: همه چیز را آزمایش کنید

اگر قرار است دورکاری کنید، اتصال اینترنت و شرایط سلامت سیستم عامل و نرم افزارهای کامپیوتر خود را آنالیز کنید. به صورت کلی، هر تجهیزات و چیزی که در اولین روز کاری به آن نیاز خواهید داشت را به دقت آنالیز کنید تا هیچ ایرادی نداشته باشند. اطمینان پیدا کردن از سلامت و کارکرد بی نقص تجهیزات به شما یاری می نماید تا اطمینان خاطر داشته باشید و در اعتماد به نفس شما نیز می تواند تأثیرگذار باشد.

3. سه روز قبل از آغاز کار: با مدیر خود تماس بگیرید

مدیرتان شما را انتخاب نموده و حتماً هم می خواهد که در سمت خود پیروز باشید. بنابراین، هیچ نگرانی و خجالتی بابت یاری و مشورت گرفتن از آن ها نداشته باشید. ارسال یک ایمیل ساده می تواند در خیلی مواقع پاسخ سؤال و مشکل شما را ارائه کند.

در خصوص نحوه پوشش کارکنان سازمان از مدیر خودتان بپرسید. حتی اگر دورکاری می کنید، شاید کماکان نحوه پوشش برای آن ها اهمیت داشته باشد. به صورت کلی، از او بپرسید که آیا چیز خاصی است که در اولین روز آغاز شغل تازه باید به آن توجه کنید یا خیر. مطرح کردن چنین پرسش و درخواستی از 2 جهت می تواند برای شما مفید باشد. اول اینکه اطلاعات کافی برای حضور در محل کار را پیدا می کنید و با آمادگی بیشتری به آنجا می روید. دوم اینکه به کارفرمای خود نشان می دهید که می خواهید برترین آغاز و عملکرد را داشته باشید و حرفه ای بودن در تمام زمینه ها برای شما اهمیت دارد. این کار باعث ایجاد احساس و نگرشی مثبت از شما در فکر مدیر خواهد شد.

4. یک روز قبل از آغاز کار: برنامه زمانی خود را تأیید کنید

تصور نکنید همه چیز را در خصوص فرایندهای کاری در آن سازمان می دانید. حتی مسائل نسبت ساده ای مثل ساعت ناهار می تواند در اولین روز اهمیت بیشتری برای شما داشته باشد. در هرحال، همواره ممکن است جزئیاتی وجود داشته باشد که شما از آن ها بی خبر هستید.

بسته به نوع صنعتی که در آن مشغول به کار می شوید، ساعات کاری ممکن است کمی تفاوت داشته باشد. طبعاً شما نمی خواهید که در اولین روز کاری دیر سرکار بروید! برای اجتناب از اشتباهات و سوءبرداشت های این چنینی، توصیه می کنیم که زمان بندی ها را با مدیر و یا بخش منابع انسانی سازمان آنالیز کنید. از آن ها بپرسید که انتظار دارند چه ساعتی کار را آغاز نموده و چه ساعتی به اتمام برسانید؟ ناهار چه زمانی است و چقدر برای صرف آن موقع دارید؟

5. در اولین روز کاری: خودتان را به تیم معرفی کنید

آغاز به کار شما معمولاً ناگهانی نخواهد بود. مدیر بخش یا منابع انسانی معمولاً از قبل به اعضای تیم اطلاع می دهد که فرد تازهی به تیم آن ها اضافه خواهد شد. ولی اگر آن ها این کار را انجام ندادند، شما از فرصت استفاده نموده و خودتان را به آن ها معرفی کنید. از مدیر خود بپرسید که آیا اجازه دارید یک ایمیل و یا پیغام به باقی اعضای تیم ارسال نموده و خودتان را به آن ها معرفی کنید؟

6. در اولین روز کاری: زودتر به محل کار برسید

دیر حاضر شدن در محل کار، به خصوص در هفته اول کاری، اصلاً نشانه خوبی برای شما نیست. رفت و آمد خود را طوری برنامه ریزی کنید که ترافیک، گم شدن و یا هر عامل غیرقابل پیش بینی دیگر باعث دیر رسیدن شما به محل کار نشوند؛ در واقع، همه چیز را در نظر بگیرید. هیچ ایرادی ندارد که در اولین روزی کاری حتی 30 الی 40 دقیقه زودتر به محل کار برسید.

اگر دیر به محل کار برسید، حتماً فشار و استرس بیشتری به شما وارد خواهد شد. از سوی دیگر، زود رسیدن فرصت کافی را به شما می دهد که کمی با محیط عادت نموده، یک لیوان قهوه بنوشید و کمی احساس آرامش بیشتری داشته باشید تا سایر همکاران نیز از راه برسند. بنابراین، زود رسیدن یک بازی برد-برد برای شما خواهد بود و از چند جنبه سود می برید.

7. در هفته اول: یک دوست پیدا کنید

در بعضی از شرکت ها، هر فرد تازهی که در سازمان استخدام می گردد را با یک نفر دوست و یا مربی آشنا و جفت می نمایند تا در انجام کارها و آشنایی با محیط از او یاری بگیرند. ولی اگر در سازمان شما چنین رویکردی وجود ندارد، باید خودتان دست به کار شده و یک دوست پیدا کنید. کمی گردش و تحقیق در شبکه لینکدین به شما یاری می نماید تا دوستان بالقوه خود در این محیط کاری را شناسایی کنید. این کار می تواند نقطه آغاز خوبی برای شما باشد.

زمان استراحت و ناهار می تواند فرصت خوبی برای آشنایی با همکاران شما باشد. بنابراین، برای ناهار منتظر دعوت کسی نباشید؛ بلکه خودتان کسی را دعوت نموده و ناهار را با او صرف کنید. به صورت کلی، یادتان باشد در روزهای ابتدایی آغاز کار تازه نیازی نیست که خیلی با تمام کارمندان صمیمی شده و برای آشنایی پیش میز آن ها بروید. ولی در عین حال، بدجنس هم نباشید و از آن ها دوری نکنید. توصیه ما این است که خودتان را به هم تیمی ها معرفی کنید و هنگام صرف ناهار، به یکی از آن ها پیشنهاد کنید که ناهار را با یکدیگر صرف کنید.

نشان دهید که از اینکه بخشی از تیم هستید خرسند هستید و مشتاقانه منتظر ایجاد یک رابطه کاری عالی با همه هستید.

اگر به صورت دورکاری با یک تیم همکاری می کنید، گاهی اوقات صحبت های خارج از کار و محبت آمیز را پیش بکشید. این کار به ایجاد یک رابطه صمیمی و نزدیک تر بسیار یاری خواهد نمود.

8. در هفته اول: با مدیر خود یک دیدار داشته باشید

شرکت مایکروسافت رفتار اولیه حدود 3000 فرد تازه استخدام شده را تجربه و تحلیل کرد. این آنالیز نشان دا که وقتی کارمندان تازه در هفته اول به صورت انفرادی با مدیر خود دیدار داشته باشند، از 3 طریق سود می برند:

• آن ها شبکه داخلی بزرگ تری پیدا می نمایند که این امر منجر به افزایش احساس تعلق و افزایش شانس ماندن طولانی آن ها در سازمان می گردد.
• آن ها جلسات بهتری داشتند.
• در مقایسه با افرادی که جلسه انفرادی با مدیرها نداشتند، این افراد همکاری بهتر و بیشتری با اعضای تیم خود داشتند.

بنابراین، در همان هفته اول حضور سعی کنید یک مقالات انفرادی با مدیر خودتان داشته باشید.

9. همه روزه: از سؤال پرسیدن نترسید

زمانی که تازه استخدام می شوید، احتمالاً می خواهید برای اثبات ارزش خودتان، توانا، دانا و با اعتماد به نفس به نظر برسید. اما از سؤال پرسیدن نترسید، به خصوص اگر دورکاری می کنید.

یک موضوعی که خیلی از کارمندان دورکار با آن دست و پنجه نرم می نمایند، قرار گرفتن در این دو راهی است که آیا سؤال پرسیدن واقعاً به جا و مناسب است و باعث روشن شدن فرایندها و وظایف می گردد، و یا اینکه سؤال پرسیدن نوعی اذیت و مزاحم شدن مدیران و همکاران است. با این حال، خیالتان راحت باشد، خیلی عجیب و نادر است که یک مدیر به خاطر پرسیدن سؤال از کارمند خود عصبانی گردد؛ به خصوص اگر کارمند تازه وارد بوده و سؤالات را برای بهبود عملکرد و انجام وظیفه پرسیده باشد!

برای سؤال پرسیدن از همکاران و یا مدیران خود می توانید از ابزارهای مختلف بهره ببرید. اتوماسیون های داخل سازمانی و یا ایمیل می تواند روش مناسبی برای پرسیدن سؤالات شما باشد.

از سوی دیگر، اگر دنبال راهی برای آب کردن یخ میان خودتان و همکارانتان هستید، این سؤال ها می توانند روش خوبی باشند. گفتگوهای ایجاد شده بر اساس این سؤالات می تواند زمینه ساز آشنایی بیشتر با سایر اعضای تیم و همکاران گردد. بر اساس تحقیقاتی که دانشگاه هاروارد صورت گرفته است، پرسیدن سؤال در محیط های کار باعث می گردد افراد شما را بیشتر دوست داشته باشند، به خصوص اگر سؤال شما از نوع ادامه دار باشد. منظور از سولات ادامه دار، سؤالی است که دقیقاً در خصوص موضوعی مطرح می کنید که همکار شما اخیراً در خصوص آن صحبت نموده بود. یک سؤال ادامه دار می تواند به شکل زیر باشد:

• شما: پس کار شما چیست؟
• همکار: من تیم بازاریابی محتوا را رهبری می کنم.
• شما: اوه، خیلی خوبه! من عاشق خواندن وبلاگ شرکت هستم. چطور ایده های آن مقالات را پیدا می کنید؟

با این حال، هنگام سؤال پرسیدن باید مراقب باشید. چراکه اگرچه سؤال پرسیدن می تواند رابطه شما و همکاران را بهبود ببخشید و نقش مثبتی داشته باشد، ولی پرسیدن سؤالات اشتباه می تواند تأثیر خیلی منفی داشته باشد. بدترین نوع سؤال پرسیدن، تغییر ناگهانی تمام موضوع بحث است. به همان مثال قبل توجه کنید:

• شما: پس کار شما چیست؟
• همکار: من تیم بازاریابی محتوا را رهبری می کنم.
• شما: چه جالب. تفریح شما چیه؟

بر اساس تحقیق دانشگاه هاروارد، سوالات این چنینی که موضوع را ناگهان به صورت کلی تغییر می دهند، بدترین تاثیر را داشته و کم ترین اندازه محبوبیت را ایجاد می نمایند. این سوالات موضوع را کلاً تغییر می دهند و به نوعی به همکار و مخاطب شما نشان می دهند که شما چندان به حرف های او گوش نمی کردید و بحث را به خوبی پیش نمی برید.

منبع: Trello